Monitoring: essentieel binnen pps en maincontracting
Doordat de opdrachtgever alleen gebruik maakt van het gebouw en haar faciliteiten, worden er bij pps en maincontracting verregaande afspraken gemaakt waar de opdrachtnemer aan dient te voldoen. De rapportage en controle op het nakomen van deze afspraken wordt eveneens bij opdrachtnemer neergelegd. Om hier invulling aan te geven heeft onze Business Unit Exploitatie een monitoringsysteem ontwikkeld. Het monitoringsysteem registreert alle facilitaire services, meldt storingen en hersteltijden en waarschuwt voor afwijkingen t.o.v. het contract. De technische mogelijkheden zijn verbluffend, mits mens, techniek en processen goed op elkaar zijn afgestemd. Want monitoring is in de onze visie een middel, geen doel.
Het systeem maakt prestaties meetbaar
De basis van het monitoringsysteem is een facilitair managementinformatiesysteem (FMIS). Het FMIS registreert meldingen, reserveringen en afhandeltijden en houdt bij of die meldingen tijdig en conform contract worden afgehandeld. Wat het monitoringsysteem bijzonder maakt, is de uitbreiding met een betalingsmechanisme en een dashboard. Het dashboard biedt de mogelijkheid om te anticiperen op hersteltermijnen en betalingseffecten. Soms moet er met spoed worden ingegrepen, soms is het goedkoper om dat niet te doen. Met groene, oranje en rode indicatoren wordt op het dashboard aangegeven welke zaken aandacht behoeven en welke tot kortingen leiden als er niet snel wordt opgetreden. Het dashboard is op elk moment digitaal beschikbaar, zowel voor de opdrachtgever als de regieorganisatie en de uitvoerende partijen.
Nieuwe vorm van samenwerken
Monitoring is onderdeel van een nieuwe vorm van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze manier van samenwerken vraagt ook een andere manier van denken. Om storingen en boetes te voorkomen, gaat de opdrachtnemer voorop in een proactieve werkwijze. Met de informatie van het dashboard kan proactief worden opgetreden met het oog op de beschikbaarheid van ruimten, goede prestaties en een hoge klanttevredenheid. Monitoring maakt de facilitaire dienstverlening inzichtelijk. Het systeem maakt aantoonbaar of wel of niet aan de afspraak is voldaan. Dat geeft een goede basis voor een gesprek over de kwaliteit van de dienstverlening en mogelijk aanvullende of corrigerende maatregelen. Het monitoren van prestaties maakt de dienstverlening dynamischer en bevordert de klanttevredenheid.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het toepassen van het monitoringsysteem, neem dan contact met ons op.
Terug naar Maincontracting